Levantamiento de Procesos e identificación de mejoras

Nuestra completa asesoría le permitirá mantener documentación actualizada de sus procesos operativos o comerciales, buscando puntos de mejora o riesgos asociados.

  • Levantamiento de información
  • Diagramación
  • Identificación de Activos
  • Identificación puntos de mejora
Cotizar
¿Qué ventajas tiene documentar los procesos de tu negocio?

Seguro que has oído alguna vez eso de documentar procesos, pero posiblemente pienses que eso solo lo hacen, o deberían hacerlo, las grandes empresas. Pero espera, déjame que te cuente porqué tú también debes documentar los procesos de tu negocio, aunque sea un proyecto muy pequeño aún.

Es posible que creas que controlas todo lo que pasa en tu negocio y en todas sus actividades. De hecho, si eres un profesional freelance, un autónomo o una pyme pequeña, es bastante probable que sea cierto. Sí: quizá estés al tanto de cada elemento. Básicamente porque tú lo haces prácticamente todo. Eso incluye, por supuesto, actividades accesorias que no forman parte del núcleo productivo de tu empresa, pero que son imprescindibles para llevar adelante la gestión, la administración y la logística.

Sistematizar tu actividad es muy útil para aumentar la productividad y que tus esfuerzos consigan el mayor rendimiento. Quizá no necesites seguir un protocolo gráfico o escrito de los procesos de tu actividad profesional, pero hay buenos motivos para que consideres reflejarlos en un documento. ¿Por qué?

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¿Qué es la documentación o registro de procesos? Esta es una herramienta o tarea que sirve para gestionar las actividades del negocio. Con ella, podemos ilustrar un proceso que se realice en la empresa, señalando y aclarando los pasos que se siguen para completarlo, así como los departamentos o responsables que intervienen en cada paso. Se conoce qué entra y qué sale del proceso, ya se trate de personas, materiales, conceptos o actividades. Documentando los procesos de tu negocio es posible que descubras patrones de trabajo ineficaces, o quizá podrías encontrar mejores maneras de hacer las cosas.

Porque ese es el objetivo de la documentación de procesos. No se trata de hacerle una foto a la actividad del negocio y enmarcarla. La documentación de procesos tiene una utilidad palpable, es una tarea dinámica que busca la mejora continua de la empresa. Nos permite conocerla y comprenderla mejor, establecer objetivos y orientar al personal hacia la consecución de estos.

Ahí está la clave: orientar al personal. Mencionábamos antes que quizá creas conocer bien tus procesos, porque los haces tú todos. Pero imagina que tu negocio crece y necesitas aumentar la plantilla. Aparecen nuevos departamentos y varios empleados y subjefes. Entonces, ¿cómo aprenden los procesos los trabajadores encargados de llevarlos a cabo? ¿Tienen que preguntarte a ti para saber cada paso? ¿Preguntan a sus compañeros? ¿Los hacen por intuición, a su manera, incorporando sus propios trucos?

En la formación del personal mediante el “boca a boca” se pierde información relevante que puede afectar a la comprensión del proceso y a su eficacia, además esto puede implicar la transmisión de defectos o maneras de hacer mal las cosas y la persona que está aprendiendo esa nueva tarea, cuando le indiques que eso no es correcto, solo podrá decir “a mí me lo han enseñado así” y esto nos lleva a eso de que “aquí las cosas siempre se han hecho así (y aunque estén mal hechas así seguiremos)”.

La documentación de los procesos permite registrar todos sus pasos, de manera que todas las personas responsables de efectuarlos tengan perfectamente claro qué deben hacer, cuándo hacerlo y cómo. El tiempo invertido en documentar procesos se refleja después en un considerable ahorro de tiempo, ya que cada nueva persona que se incorpore al trabajo solo tendrá que leer y asimilar el manual de procedimientos.

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